No válido
No permite demostrar que el registro no se ha alterado.
- Excel editable sin control de cambios: se modifica sin dejar rastro.
- Papel o plantillas rellenadas a posteriori, sin fecha ni autor.
Registro horario · Métodos válidos
Registro horario de trabajadores: qué es y cómo acreditarlo
Anotar la hora no basta: la normativa exige que el registro sea fiable, inalterable y trazable. Te explicamos qué exige la ley, qué métodos cumplen y cómo acreditarlo ante una inspección sin que nadie pueda discutirlo.
QUÉ ES
¿Qué es el registro horario?
El registro horario es la constancia diaria del tiempo de trabajo de cada persona: cuándo empieza, cuándo termina y, si hay pausas que afecten al cómputo, cuándo se interrumpe. No es un papeleo más: es la prueba con la que demuestras las horas de tu plantilla.
El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, obliga a registrar la jornada diaria de cada persona trabajadora. La Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo (MITES, 2019) exige que el sistema sea fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori. La STJUE C-55/18 (Deutsche Bank) añade que debe ser objetivo, fiable y accesible.
La norma se cita habitualmente como «Ley 8/2019», aunque su denominación oficial es Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo.
Ver la jurisprudencia y los criterios →Debe tratarse de un registro que permita la fiabilidad e inalterabilidad de los datos registrados, de modo que no quede al arbitrio de la empresa la posibilidad de modificar los datos.
— Guía sobre el registro de jornada — Ministerio de Trabajo (2019)
Para qué sirve
Probar de forma fehaciente las horas trabajadas
Qué exige la normativa
Registro fiable e inalterable (Guía MITES + TJUE)
Quién lo consulta
La persona trabajadora, la RLT y la Inspección
Cuánto se conserva
4 años (art. 34.9 ET)
LA OBLIGACIÓN
Ver la guía de la obligación ¿A quién obliga el registro horario?
A cualquier empresa con trabajadores por cuenta ajena, desde el primer empleado y sin excepción de sector. El teletrabajo tampoco queda fuera: el registro marca la actividad efectiva, no la ubicación.
CONTENIDO MÍNIMO
Qué debe incluir un registro horario completo
Un registro que pretenda estar en regla no puede limitarse a apuntar una hora suelta. Esto es lo que tiene que recoger.
1
Identificación de la persona trabajadora
Nombre y identificación de cada persona. Sin ella, el registro no permite saber a quién corresponde cada jornada.
2
Inicio de la jornada
La hora de entrada de cada persona, cada día de trabajo. Sin huecos ni fechas "rellenadas" después.
3
Pausas y descansos
El tiempo real de pausa, cuando afecte al cómputo de la jornada efectiva. Es clave en jornadas partidas y en las que pueden generar diferencias de horas.
4
Fin de jornada
La hora de salida y el cómputo de horas de la jornada y de la semana. Es lo que permite detectar horas extraordinarias sin que se te escapen.
5
Conservación de 4 años
Todos los registros deben guardarse durante 4 años (art. 34.9 ET) y estar a disposición de la persona trabajadora, la RLT y la Inspección. Perderlos equivale a no tenerlos.
LO QUE ESTÁ EN JUEGO
No registrar la jornada no es un Excel desordenado: es una infracción grave.
El art. 7.5 de la LISOS — Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto — califica como infracción grave no llevar el registro de jornada o no conservarlo. La sanción del art. 40.1 va de 751 € a 7.500 € por infracción, no por trabajador.
751 € – 7.500 €
Sanción por infracción grave (arts. 7.5 y 40.1 LISOS)
4 años
Conservación obligatoria (art. 34.9 ET)
1 registro diario
Inicio y fin de cada persona trabajadora (art. 34.9 ET)
La cuantía exacta depende del grado (mínimo, medio o máximo) y de los criterios de graduación del art. 39.2 LISOS. El número de personas afectadas no multiplica la multa: el intento de multiplicarla por cada persona trabajadora se rechazó en 2025 y hoy no está en vigor. Fuentes: LISOS (RDL 5/2000) y Real Decreto-ley 8/2019. Revisión: octubre de 2026.
MÉTODOS
Qué métodos de registro horario son válidos
La ley no impone una herramienta, pero la Guía del MITES (2019) exige un registro fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, y la STJUE C-55/18 añade que debe ser objetivo, fiable y accesible. Esta es la línea entre lo que aguanta una inspección y lo que no.
Válido
Permite acreditar la inalterabilidad y la trazabilidad.
- Sistema digital que guarda fecha, hora y autor y no permite editar sin trazabilidad.
- Correcciones registradas: el original no se borra.
La diferencia no es el formato, sino la inalterabilidad demostrable. Un Excel se puede modificar sin que quede rastro, y eso lo descarta como prueba. Un software de fichaje, con o sin geolocalización, registra cada marcaje tal y como ocurrió, con quién y cuándo.
La geolocalización no es obligatoria para que el registro sea válido: lo que exige la normativa (Guía MITES y TJUE) es inalterabilidad y trazabilidad. Geornada la añade solo si la necesitas.
LA SOLUCIÓN
Cómo hacer tu registro horario con Geornada
Así conviertes tu obligación en un proceso que funciona solo, sin plantillas y sin sustos a fin de mes.
Fichaje desde el móvil o la web
Cada empleado registra su entrada, pausa y salida con su propio móvil, esté donde esté. Nada de papel ni de apuntes de memoria.
Registro inalterable con trazabilidad
Cada marcaje guarda fecha, hora y autor. Las correcciones no borran el original: todo queda trazado, tal como exige la Guía del MITES (2019).
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FAQ
Preguntas frecuentes sobre los métodos de registro horario
La ley no impone una herramienta, pero la Guía del MITES (2019) exige un registro fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, y la STJUE C-55/18 añade que debe ser objetivo, fiable y accesible. Cumplen los sistemas digitales que guardan fecha, hora y autor y no permiten editar sin dejar rastro. Un Excel editable o unas plantillas rellenadas después no permiten demostrar la inalterabilidad.
Sí, y es el método más práctico. Cada persona marca su entrada, pausa y salida desde su propio teléfono, esté donde esté. El fichaje queda asociado a su autor, fecha y hora, de forma inalterable.
Sí, siempre que sea proporcional, se limite al momento del fichaje y cumpla el RGPD. Geornada solo registra la ubicación en el instante del fichaje, nunca como seguimiento continuo, y puede desactivarse si no la necesitas.
No. La geolocalización no es un requisito legal del registro de jornada. Lo que exige la normativa es que el registro sea fiable, inalterable y trazable. Puedes cumplir sin activar la ubicación.
Porque una hoja de cálculo se puede modificar sin dejar rastro. La Guía del MITES (2019) exige un registro fiable e inalterable, y un Excel editable no permite demostrarlo. Un software que no permita editar sin trazabilidad sí cumple.
Desde 15 EUR/mes (3 EUR por empleado, mínimo 15 EUR/mes), sin permanencia. Un equipo de 10 personas son 30 EUR al mes, menos que la sanción mínima por una infracción grave (751 EUR).
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