Registro horario de trabajadores: qué es y cómo hacerlo válido
Anotar la hora no basta: la normativa exige que el registro sea inalterable y trazable. Te explicamos qué exige la ley, qué métodos valen y cómo acreditarlo ante una inspección sin que puedas discutirte.
¿Qué es el registro horario?
El registro horario es la constancia diaria del tiempo de trabajo de cada empleado: cuándo entra, cuándo hace una pausa y cuándo sale. No es un papeleo más: es la prueba con la que demuestras las horas de tu plantilla.
La Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo (MITES, 2019) y la doctrina del TJUE (C-55/18) concretaron que el registro debe ser inalterable y trazable: que no puedas cambiarlo sin que quede rastro. A partir de ahí, el método que elijas marca la diferencia.
Ver el detalle de la sentencia →Debe tratarse de un registro que permita la fiabilidad e inalterabilidad de los datos registrados, de modo que no quede al arbitrio de la empresarial la posibilidad de modificar los datos.
— Guía sobre el registro de jornada — Ministerio de Trabajo (2019)
¿Quién está obligado a llevar un registro horario?
Cualquier empresa con trabajadores por cuenta ajena, sin excepción de tamaño ni de sector.
Autónomos y pymes
Desde el primer empleado contratado, la obligación existe. No hay un mínimo de plantilla a partir del cual empiece a aplicarse.
Multinacionales
La regla es la misma que para una empresa de 2 personas: todos los trabajadores por cuenta ajena deben tener registrada su jornada.
Teletrabajo incluido
El teletrabajo no exime. El registro marca la actividad efectiva, esté donde esté quien la realiza. El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, no contempla esa excepción.
¿Eres de los obligados? Descubre quién tiene que registrar la jornada →
Qué debe incluir un registro horario completo
Un registro que pretenda estar en regla no puede limitarse a apuntar una hora suelta. Esto es lo que tiene que recoger.
Inicio de la jornada
La hora de entrada de cada trabajador, cada día de trabajo. Sin huecos ni fechas "rellenadas" después.
Pausas y descansos
El tiempo real de pausa, clave sobre todo en las jornadas partidas y en las que pueden generar diferencias de horas.
Fin de jornada
La hora de salida y el cómputo de horas de la jornada y de la semana. Es lo que permite detectar horas extraordinarias sin negocio.
Conservación de 4 años
Todos los registros deben guardarse durante 4 años, por si la Inspección los pide (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Perderlos equivale a no tenerlos.
Métodos válidos vs no válidos
La ley no impone una herramienta, pero la normativa vigente dejó claro que no todo vale. Esta es la línea entre lo que aguanta una inspección y lo que no.
La diferencia no es el formato, sino la inalterabilidad. Un Excel se puede modificar sin que quede rastro, y eso lo descarta como prueba. Un software de fichaje geolocalizado, en cambio, registra cada marcaje tal y como ocurrió, con quién y cuándo.
Fallar aquí tiene precio: si la Inspección descarta tu registro, la infracción por jornada se mantiene como si no existiera.
Excel vs Geornada, la comparativa completa → Obligaciones del control de jornada →Cómo hacer tu registro horario con Geornada
Así convierte tu obligación en un proceso que funciona solo, sin plantillas y sin sustos a fin de mes.
Fichaje desde el móvil o la web
Cada empleado registra su entrada, pausa y salida con su propio móvil, esté donde esté. Nada de papel ni de apuntes de memoria.
Registro inalterable con trazabilidad
Cada marcaje guarda fecha, hora y autor. Las correcciones no borran el original: todo queda trazado, tal como exige la normativa.
Informe mensual automático con acuse de recibo RLT
El cierre del mes se genera solo y llega con acuse a la representación legal de los trabajadores. Si la Inspección lo pide, lo tienes en un clic.
Preguntas frecuentes sobre los métodos de registro horario
La ley deja libertad de herramienta, pero la normativa exige un registro inalterable y trazable. Son válidos los sistemas digitales que guardan fecha, hora y autor sin permitir editar sin dejar rastro. No valen las hojas editables ni las plantillas rellenadas después.
Sí, y es el método más práctico. Cada trabajador marca su entrada, pausa y salida desde su propio teléfono, esté donde esté. El fichaje queda asociado a su autor, fecha y hora, de forma inalterable.
Sí, siempre que sea proporcional y conforme al RGPD. Geornada solo registra la ubicación en el instante del fichaje, nunca como seguimiento continuo, y puede desactivarse si no la necesitas.
Porque una hoja de cálculo se puede modificar sin dejar rastro. La normativa descarta los registros que quedan al arbitrio de la empresa. Un software que no permita editar sin trazabilidad sí cumple.
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