¿Cuántos años hay que guardar los registros de jornada?

Respuesta rápida: 4 añosdesde la fecha del registro. Pero no es tan simple como guardar papeles en un cajón. La forma en que conserves los registros puede marcar la diferencia entre superar una inspección o recibir una sanción.

El art. 21 del Real Decreto 1561/1995 establece que los registros de jornada deben conservarse durante 4 años. Este plazo se refiere al tiempo máximo que la Inspección de Trabajo puede requerir los registros de ejercicios anteriores. Si no los tienes, es infracción grave.

Pero la obligación de conservar no es nueva. Lo que ha cambiado es lo que se considera una conservación válida. Desde la STS 23/03/2021— Sentencia del Tribunal Supremo de 23 de marzo de 2021, no basta con tener los datos: el sistema debe garantizar que son inalterables y con trazabilidad.

¿Qué registros hay que conservar exactamente?

No es solo guardar un listado de horas. La Ley 8/2019, de 5 de abril, de medidas urgentes de prevención y protección laboral para la jornada laboral, exige que el registro incluya:

• La hora exacta de inicio y finalización de la jornada de cada empleado.
• Las pausas realizadas (comida, descansos).
• Los informes mensuales con el resumen de toda la plantilla.
• Los acuses de recibo de la entrega a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT).

Además, cualquier modificación del registro debe conservar el original y quedar registrada en un log de auditoría. No vale corregir una hora de entrada sin dejar constancia del cambio.

Formato digital vs papel: ¿qué acepta la Inspección?

Desde la STS 23/03/2021, el papel y el Excel han quedado en una zona gris. El Tribunal Supremo fue claro: el registro no puede quedar «al arbitrio de la empresarial la posibilidad de modificar los datos». Un Excel se puede editar sin control. Un papel se puede perder o alterar.

Un sistema digital con estas características es la única forma de garantizar la conservación adecuada:

• Inalterabilidad:los registros no se pueden modificar una vez creados.
• Trazabilidad:cualquier cambio queda registrado con quién, cuándo y qué se modificó.
• Backup automático:los datos se replican en servidores seguros, no en el móvil de un empleado.
• Exportación:puedes generar informes en cualquier momento, incluso años después.

Geornada cumple todos estos requisitos. Los registros se almacenan de forma inalterable, con copia de seguridad automática y acceso inmediato al histórico. No necesitas preocuparte por backups manuales ni por dónde guardaste ese Excel del año pasado.

¿Qué riesgo corres si no conservas los registros?

No conservar los registros de jornada no es una gestión desordenada: es una infracción grave según el art. 7.5 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto(LISOS). Las consecuencias van más allá de la multa:

• Presunción de incumplimiento:sin registros, la Inspección asume que no cumplías. La carga de la prueba inversa juega en tu contra.
• Imposibilidad de defensa:si un empleado reclama horas extras o un accidente laboral, no tienes con qué demostrar su jornada real.
• Sanción económica:las multas por infracción grave van de 751 a 7.500 €, y con la reforma LISOS en tramitación podrían multiplicarse por trabajador afectado.

Relación con el RGPD: geolocalización y conservación

Si además de registrar la jornada, geolocalizas a tus empleados, entran en juego el RGPD— Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y la LOPDGDD. Los datos de ubicación son datos personales y su conservación debe cumplir con los principios de limitación del plazo de conservación.

La regla general es: conserva los datos de geolocalización el tiempo necesario para cumplir con la obligación legal (4 años) y luego elimínalos o anonimízalos. No los guardes indefinidamente «por si acaso».

Geornada aplica políticas de conservación automáticas: los datos se mantienen 4 años y se eliminan de forma segura pasado ese plazo. Sin riesgo de sobreexposición.

Resumen: lo que debes hacer

1. Digitaliza ya.Si aún conservas los registros en papel o Excel, estás en riesgo. La Inspección no lo acepta desde 2021.

2. Asegura la inalterabilidad.Tu sistema debe garantizar que los registros no se pueden modificar sin dejar rastro.

3. Automatiza la conservación.Que el sistema guarde los registros durante 4 años sin que tengas que acordarte.

4. No mezcles geolocalización y conservación.Si usas geolocalización, asegúrate de cumplir con el RGPD en los plazos de conservación.

Geornada lo hace todo. Configuración en 10 minutos, registros inalterables, conservación automática de 4 años y cumplimiento RGPD. Sin sorpresas.