STS 41/2023 (Pleno, Sala IV), de 18/01/2023, rec. 78/2021
ECLI:ES:TS:2023:85
Valida un registro basado en la declaración del trabajador, con instrucciones de la empresa.
JURISPRUDENCIA · CRITERIOS OFICIALES
Jurisprudencia registro de jornada: qué dicen el TJUE y el Tribunal Supremo
La ley obliga a registrar la jornada. Pero ¿qué forma tiene que tener ese registro para valer ante una inspección o un juzgado? Aquí tienes los criterios oficiales, sentencia a sentencia, sin atribuciones falsas.
EL PUNTO DE PARTIDA
Qué exige la ley sobre el registro de jornada
El punto de partida es el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. La norma obliga a registrar la jornada diaria de cada persona trabajadora y fija cómo conservarla:
- Debe incluir la hora de inicio y de finalización.
- Debe conservarse 4 años.
- Debe estar a disposición del trabajador, de la RLT y de la Inspección de Trabajo.
El incumplimiento es una infracción grave (art. 7.5 LISOS), sancionable con 751 EUR a 7.500 EUR por infracción (art. 40.1 LISOS). El número de personas afectadas no multiplica la multa: es un criterio de graduación (art. 39.2 LISOS). Puedes ver el detalle en LISOS y sanciones.
CRITERIO OFICIAL
Qué exige la Inspección: un registro fiable y no manipulable
La Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo (MITES, 2019) indica que el sistema debe ser «fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori». Es una guía oficial, no una sentencia.
A ello se suma la STJUE (Gran Sala) de 14/05/2019, asunto C-55/18, Deutsche Bank: los sistemas deben permitir computar la jornada de forma «objetiva, fiable y accesible».
En la práctica, esto significa tres cosas:
- Que el registro no se pueda editar una vez cerrado.
- Que los cambios dejen trazabilidad (qué, quién y cuándo).
- Que la información sea accesible para quien tiene derecho a consultarla.
Un Excel editable no cumple. Lo explicamos en detalle en Excel vs Geornada.
SENTENCIA A SENTENCIA
Las sentencias clave sobre registro de jornada
Estas son las resoluciones que conviene conocer, cada una por lo que aporta —ni más ni menos—. Ninguna exige, por sí sola, un registro «inalterable»: eso viene de la guía oficial y de la doctrina del TJUE.
STS de 5/4/2022
Precedente del Tribunal Supremo sobre el registro de jornada.
STS 22/02/2023, rec. 34/2020
La autorización empresarial en horas extra no altera su carácter voluntario.
STS 372/2026, de 15/04/2026, rec. 674/2025
La falta de registro no invierte automáticamente la carga de la prueba si hay horario fijo y conocido, salvo indicios del trabajador.
Importante: la exigencia de un registro fiable, inmodificable y no manipulable no proviene de una STS; proviene de la Guía del MITES (2019), reforzada por la STJUE C-55/18 y la jurisprudencia del Tribunal Supremo.
Prueba y conservación: qué pasa ante un juzgado
La conservación de 4 años es una obligación del art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. No es una recomendación: es lo que permite demostrar la jornada cuando alguien la reclama.
La carga de la prueba no se invierte sola. La STS 372/2026 aclara que la falta de registro no hace que automáticamente se den por ciertas las horas alegadas por el trabajador cuando existe un horario fijo y conocido, salvo que el trabajador aporte indicios que desplacen la carga. Lo que sí ocurre es que, sin un registro fiable, la empresa pierde su principal medio de prueba.
Por eso importa tanto la forma del registro como su conservación: un sistema que no se puede editar sin dejar rastro, con trazabilidad de cada corrección y accesible durante 4 años, es lo que convierte el fichaje en prueba.
Geofencing y geolocalización: cumplir sin invadir
La geolocalización es opcional y se limita al momento del fichaje (zonas de fichaje): la ubicación se captura al registrar la entrada o la salida, no durante toda la jornada.
Esa limitación es clave para cumplir el RGPD: finalidad definida, minimización de datos e información previa a la persona trabajadora. Puedes profundizar en RGPD y geolocalización de trabajadores.
Y recuerda: si tu equipo no necesita movilidad, puedes cumplir la ley sin activar la geolocalización.
PARA VERIFICAR
Fuentes oficiales
- Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo — BOE.
- Estatuto de los Trabajadores (art. 34.9) — BOE.
- LISOS (arts. 7.5, 39.2 y 40.1) — BOE.
- STJUE (Gran Sala) de 14/05/2019, asunto C-55/18, Deutsche Bank — TJUE.
- STS 41/2023, de 18/01/2023, rec. 78/2021 (consultable en CENDOJ).
- STS de 5/4/2022 (consultable en CENDOJ).
- STS 22/02/2023, rec. 34/2020 (consultable en CENDOJ).
- STS 372/2026, de 15/04/2026, rec. 674/2025 (consultable en CENDOJ).
Preguntas frecuentes sobre jurisprudencia y registro de jornada
- ¿El registro de jornada tiene que ser inalterable?
- Lo pide la Guía del MITES (2019): el sistema debe ser «fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori». El TJUE, en la STJUE C-55/18, habla de un registro objetivo, fiable y accesible, y el Tribunal Supremo ha validado sistemas que garantizan esa fiabilidad. En la práctica, significa que un registro no debería poder editarse sin dejar rastro.
- ¿Una STS de 2021 exige registros inalterables?
- No. Esa atribución es incorrecta. La exigencia de un registro fiable, inmodificable y no manipulable proviene de la Guía del MITES (2019) y se refuerza con la doctrina del TJUE (C-55/18) y la jurisprudencia del Tribunal Supremo. No existe una STS de 2021 que sea la base de esa frase.
- ¿Puede el propio trabajador declarar su jornada en el registro?
- Sí. La STS 41/2023 valida un sistema basado en la declaración del trabajador, siempre que la empresa dé instrucciones claras y exista control. El requisito no es la tecnología, sino que el registro sea fiable y verificable.
- ¿Se puede usar geolocalización sin infringir el RGPD?
- Sí, si se limita al momento del fichaje y no a toda la jornada. Con zonas de fichaje, la ubicación se captura al registrar la entrada o la salida, con finalidad definida e información previa al trabajador. La geolocalización es opcional: puedes cumplir la ley sin activarla.
¿Tu registro pasaría una inspección?
Registrar no es rellenar un Excel. Es tener una prueba fiable, inalterable y accesible durante 4 años. Sin tarjeta, sin permanencia, listo en 10 minutos.