¿Qué revisa la Inspección de Trabajo en el control horario? 5 puntos clave
La Inspección de Trabajo ha convertido el control horario en una de sus prioridades. Cada año aumentan las visitas a empresas de todos los tamaños, y las actas de infracción se han disparado desde la aprobación de la Ley 8/2019.
Si te llega una inspección, ¿sabes qué van a mirar? No es solo comprobar si tienes un registro: la Inspección sabe exactamente qué buscar y cómo detectar si tu sistema es fiable o no.
En este artículo te contamos los 5 puntos clave que revisa la Inspección de Trabajo cuando examina tu registro de jornada. Y cómo asegurarte de que no encuentren nada que sancionar.
1. Que exista registro diario de toda la plantilla
Lo primero que pide la Inspección es ver el registro de jornada de tus empleados. No vale tenerlo solo para algunos: la obligación aplica a toda la plantilla, independientemente del tipo de contrato o de la jornada.
La Inspección puede pedir los registros de los últimos meses o incluso de los últimos 4 años (el plazo legal de conservación). Si no lo tienes, ya es infracción grave.
2. Que el registro incluya hora de inicio, fin y pausas
No basta con apuntar «8 horas». La Inspección exige ver:
- La hora exacta de inicio de la jornada.
- La hora de finalización.
- Las pausas realizadas (comida, descansos).
El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por la Ley 8/2019, es claro: debe incluir el «horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo». Sin medias tintas.
3. Que el sistema sea inalterable y con trazabilidad
Este es el punto que más empresas pillan desprevenidas. Desde la STS 23/03/2021, la Inspección no acepta cualquier registro: exige que sea inalterable y que tenga trazabilidad.
¿Qué significa esto en la práctica?
- Que no se puedan modificar los registros sin que quede constancia.
- Que cualquier corrección conserve el original.
- Que haya un registro de auditoría de todos los cambios.
Si presentas un Excel, la Inspección sabe que es editable sin control. Y eso es motivo de sanción. Según el Tribunal Supremo, el registro no puede quedar «al arbitrio de la empresarial la posibilidad de modificar los datos».
4. Que los registros estén a disposición de la RLT
La Representación Legal de los Trabajadores (RLT) tiene derecho a acceder a los registros de jornada de forma mensual. La Inspección comprueba que este acceso se está facilitando.
Si en tu empresa hay delegados de personal o comité de empresa, debes enviarles el resumen mensual de registros. Y debes hacerlo de forma que quede constancia: con acuse de recibo.
Geornada incluye esta funcionalidad de serie: el informe mensual se envía automáticamente a la RLT con acuse de recibo. Sin pasos adicionales.
5. Que los registros se conserven al menos 4 años
El art. 21 del Real Decreto 1561/1995 establece un plazo de conservación de 4 años. La Inspección puede pedir registros de ejercicios anteriores, y si no los tienes, es infracción.
No vale decir «los tenía pero los perdí». La empresa es responsable de conservarlos. Un sistema digital que almacene el histórico automáticamente te cubre las espaldas.
Consejos para superar una inspección de trabajo
1. No esperes a que llegue. Si hoy te planteas si tu registro es válido, probablemente no lo sea. Mejor asegúrate antes de que llamen a tu puerta.
2. Digitaliza tu registro. El papel y el Excel ya no son opciones válidas desde la STS 23/03/2021. Necesitas un sistema digital con garantías.
3. Automatiza el cierre mensual. Que el sistema genere y envíe los informes solo. Así nunca se te pasará.
4. Asegura el acceso de la RLT. Si tienes representantes sindicales, configúrales el acceso antes de que la Inspección lo pida.
5. Guarda todo. Geornada conserva los registros automáticamente durante 4 años, pero si usas otro sistema, asegúrate de que también lo haga.
¿Y si ya tengo una inspección encima?
Si la Inspección ya ha contactado contigo, el tiempo corre. Un sistema como Geornada se configura en 10 minutos y genera informes desde el primer día. No soluciona el pasado, pero demuestra que desde ese momento estás cumpliendo.
Además, nuestra calculadora de riesgo te ayuda a estimar tu exposición económica según el número de empleados. Úsala para saber a qué te enfrentas.