Cumplimiento legal que no te da un Excel
La Ley 8/2019, el art. 7.5 LISOS y la STS 23/03/2021 exigen un registro de jornada inalterable, trazable y accesible. Geornada lo cumple todo. Tu Excel, no.
- 📜 Ley 8/2019
- ⚖️ art. 7.5 LISOS
- 🏛️ STS 23/03/2021
¿Qué exige la Ley 8/2019?
La Ley 8/2019, de 5 de abril, de medidas urgentes de prevención y protección laboral para la jornada laboral, obliga a todas las empresas a registrar diariamente la jornada de sus trabajadores.
La ley no especifica el método: puedes usar papel, Excel o un software. Pero el Tribunal Supremo sí especificó cómo debe ser ese registro (lo vemos más abajo).
Aplica a todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector. Desde un autónomo con un empleado hasta una multinacional.
La obligación incluye: hora de inicio, hora de finalización, pausas, y la identificación del trabajador. Y debe conservarse durante 4 años.
Ver texto completo de la Ley 8/2019 →Las empresas deberán registrar día a día la jornada de cada trabajador, que incluirá el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo.
— Ley 8/2019, disposición final novena | art. 34.9 ET
Sanciones de hasta 7.500€ por infracción grave
El Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, conocido como LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social), clasifica el incumplimiento del registro de jornada como infracción grave en su artículo 7.5.
Artículo 7.5 LISOS: texto literal
Son infracciones graves: [...] No llevar a cabo el registro de la jornada a que se refiere el artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores, o no conservar los registros durante el plazo establecido.
— art. 7.5 LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000)
⚠️ La reforma LISOS 2026 puede multiplicar las sanciones
En 2026 está en tramitación una reforma del LISOS que podría establecer sanciones por trabajador afectado. Esto multiplicaría las multas actuales: si tienes 10 empleados sin registro, la sanción pasaría de 7.500€ a potencialmente 75.000€.
*Proyecto en tramitación. Pendiente de aprobación definitiva.El Tribunal Supremo exige registros inalterables
La Sentencia del Tribunal Supremo de 23 de marzo de 2021 (STS 23/03/2021) marcó un antes y después en la interpretación del registro de jornada.
El Alto Tribunal estableció que el registro de jornada debe ser inalterable: una vez registrado, no puede modificarse. Cualquier corrección debe hacerse sin borrar el original.
Además, la sentencia consagró la carga de la prueba inversa: en caso de inspección o litigio, es la empresa quien debe demostrar que los registros son reales y fiables. No vale decir "el empleado no fichó".
Esta sentencia invalidó el uso de Excel y papel como método válido, al ser estos fácilmente editables sin trazabilidad.
Debe tratarse de un registro que permita la fiabilidad e inalterabilidad de los datos registrados, de modo que no quede al arbitrio de la empresarial la posibilidad de modificar los datos.
— STS 23/03/2021, Sala de lo Social
- Inalterabilidad: Los registros no pueden modificarse. El original siempre es accesible.
- Carga inversa: La empresa responde de la veracidad del registro.
- Excel no válido: Cualquier sistema editable sin control no cumple.
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*Según art. 7.5 LISOS. Reforma 2026 puede aumentar estas cuantías.
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Registro inalterable con trazabilidad
Cada fichaje se guarda con su fecha, hora, ubicación GPS y tipo (entrada, pausa, salida, correción). Las correciones no borran el original: queda un registro de auditoría. Cumples la inalterabilidad que exige la STS 2021.
Informes mensuales con acuse de recibo RLT
Cada mes, Geornada genera un informe detallado con los minutos trabajados vs esperados. La RLT recibe una copia con acuse de recibo. Esto demuestra que cumples con la obligación de información, reduciendo el riesgo de sanción por art. 7.5 LISOS.
Geolocalización conforme a RGPD
La ubicación solo se registra en el momento exacto del fichaje. No es seguimiento continuo. Los datos se almacenan cifrados y solo los ve quien debe verlos. Cumples la LOPDGDD y el RGPD sin poner en riesgo la privacidad de tus trabajadores.
Preguntas frecuentes sobre normativa
Sí. La Ley 8/2019 aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, independientemente del número de empleados o del sector. Un autónomo con un solo empleado debe registrar su jornada.
El art. 21 del Real Decreto 1561/1995 y la jurisprudencia establecen un plazo de 4 años. Geornada los conserva automáticamente. No tienes que preocuparte de archivarlos manualmente.
No, desde la STS 23/03/2021. El Tribunal Supremo exige registros inalterables con trazabilidad. Un Excel se puede editar sin dejar rastro, por lo que no se considera un sistema fiable.
La Inspección comprueba: 1) que exista registro diario, 2) que sea inalterable, 3) que esté accesible para la RLT, 4) que se conserve al menos 4 años, 5) que incluya pausas y horario completo.
Las zonas de fichaje (geocercas) no son obligatorias por ley, pero son la prueba más sólida de que el registro refleja la realidad. Geornada permite definirlas para que quede constancia de dónde se fichó.
Si se aprueba, sí. La reforma plantea sanciones por trabajador afectado, lo que multiplicaría las multas actuales. Está en tramitación. Te recomendamos estar preparado.
El empleado debe conocer que se registra su ubicación en el fichaje. Geornada es transparente: la app muestra cuándo se registra la ubicación y el empleado ve sus propios datos. Se debe informar a la RLT y en la política de privacidad de la empresa.
Según la STS 23/03/2021, necesitas un sistema que garantice la inalterabilidad y trazabilidad. Una hoja de cálculo no lo cumple. Geornada lo hace automáticamente.
Protege tu empresa. Hoy.
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