Excel para registro horario: ¿cumple la ley o es un riesgo?
Desde la Sentencia del Tribunal Supremo de 23 de marzo de 2021, un Excel editable no es un sistema válido de registro de jornada. Te explicamos por qué y qué necesitas para estar protegido.
Lo que un Excel no puede hacer (y Geornada sí)
La mayoría de las empresas empieza con Excel. Es rápido, barato y todo el mundo lo sabe usar. Pero desde la STS 23/03/2021, la Inspección de Trabajo exige registros inalterables con trazabilidad. Y un Excel, por definición, no lo es.
| Característica | Excel / Hoja de cálculo | Geornada |
|---|---|---|
| Validez legal | ✗ No válido desde STS 23/03/2021 | ✓ Registro inalterable con trazabilidad legal |
| Inalterabilidad | ✗ Editable sin control ni auditoría | ✓ Cada cambio queda registrado. El original nunca se borra |
| Geolocalización | ✗ No disponible | ✓ GPS en cada fichaje. Geofencing por zonas |
| Fichaje desde móvil | ✗ No aplica | ✓ App instalable (PWA). Fichaje en segundos |
| Informes automáticos | ✗ Manual. Horas de conciliación cada mes | ✓ Cierre mensual automático con un clic |
| Acceso para RLT | ✗ Sin acceso posible | ✓ Acuse de recibo automático para Representación Legal |
| Conservación 4 años | ✗ Depende de que no borres el archivo | ✓ Automático. Sin preocuparte |
| Coste de gestión | ✗ 30+ min/semana conciliando | ✓ 0 minutos. Todo automático |
La STS 23/03/2021 establece que el registro de jornada debe ser «fiable e inalterable», y que cualquier corrección debe hacerse sin borrar el original. Un Excel no cumple este requisito.
Excel no es solo inseguro: es un riesgo legal
1. La STS 23/03/2021 cambió las reglas
Antes de marzo de 2021, muchas empresas usaban Excel sin problemas. Pero el Tribunal Supremo fue claro: el registro de jornada debe ser inalterable. Un Excel se puede modificar sin dejar rastro. No hay auditoría, no hay trazabilidad, no hay forma de demostrar que los datos son reales.
«Debe tratarse de un registro que permita la fiabilidad e inalterabilidad de los datos registrados, de modo que no quede al arbitrio de la empresarial la posibilidad de modificar los datos.»
— STS 23/03/2021, Sala de lo Social
2. La carga de la prueba es tuya
Si un empleado reclama sus horas o la Inspección de Trabajo visita tu empresa, tú debes demostrar que los registros son reales. Con un Excel, tu única defensa es «yo no lo modifiqué». Con Geornada, tienes un registro de auditoría completo que demuestra cuándo se hizo cada fichaje, desde qué ubicación y si hubo correcciones.
3. El coste oculto de Excel
Excel parece gratis, pero tiene un coste real:
- Horas de gestión: Cada fin de semana alguien tiene que cuadrar los fichajes manualmente. En una empresa de 10 empleados, son 30-60 minutos a la semana.
- Errores humanos: Un empleado olvida apuntar, otro apunta mal, el Excel se corrompe, alguien sobrescribe una celda.
- Riesgo legal: Una sanción por infracción grave del art. 7.5 LISOS va de 751€ a 7.500€. Con la reforma 2026, podría multiplicarse por cada trabajador afectado.
Geornada parte de 12,90 €/mes (3,49 € por empleado hasta 9 y 3,29 € desde 10). Una sola inspección puede costar más que años de suscripción.
3 razones para elegir Geornada
Cumples la ley sin pensar en ella
Geornada está diseñado específicamente para cumplir la Ley 8/2019, la STS 23/03/2021 y el art. 7.5 LISOS. No es un Excel adaptado: es un sistema pensado desde cero para la validez legal.
Tu tiempo vale más que el coste de un café al mes
El cierre mensual es automático. Los informes se generan solos. La RLT recibe su copia sin que muevas un dedo. El tiempo que ahorras en gestión manual supera con creces el coste del plan único.
Geolocalización incluida
A diferencia de Excel (que no puede registrar ubicación), Geornada asocia cada fichaje a unas coordenadas GPS. Si tienes empleados en movilidad, esto no es un lujo: es la única forma de demostrar dónde estaban en cada momento.
Antes de decidirte, esto es lo que más nos preguntan.
No. El problema no es solo que se modifique, sino que no hay forma de demostrar que no se ha modificado. La STS 23/03/2021 exige inalterabilidad demostrable, no presunta. Si no hay trazabilidad, no vale.
Sigue siendo un sistema editable sin control de versiones vinculante. Aunque Google Sheets guarda historial de cambios, no es un registro de auditoría concebido para cumplimiento laboral. No superaría una inspección.
El art. 7.5 LISOS clasifica el incumplimiento como infracción grave, con sanciones de 751€ a 7.500€ por acta de la Inspección. La reforma LISOS 2026 en tramitación propone sanciones por trabajador afectado, lo que multiplicaría estas cifras.
No. Geornada se configura en menos de 10 minutos. Das de alta a tus empleados, defines las zonas de fichaje y ellos empiezan a fichar desde el móvil. No necesitas conocimientos técnicos.
Deja el Excel. Empieza a cumplir.
Una sola inspección puede costarte más que 10 años de Geornada. Protege tu empresa desde hoy.
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