Cuando tu equipo está en la oficina, saber quién ficha y cuándo es sencillo. Cuando tienes tres obras abiertas, dos clientes en extremos de la ciudad y una cuadrilla que empieza en el almacén, la cosa se complica. Ahí es donde el geofencing deja de ser una palabra rara y se convierte en la forma de saber que cada persona ficha donde debe.
En esta guía te explicamos qué es el geofencing, cómo se aplica al registro de jornada y por qué es compatible con la ley cuando se hace bien.
¿Qué es el geofencing?
El geofencing es una zona virtual que defines alrededor de un lugar. Imagina una valla invisible dibujada en el mapa: todo lo que ocurre dentro, cuenta como dentro; lo que ocurre fuera, se marca como fuera.
Esa zona puede ser pequeña (un local) o amplia (una parcela). Lo importante no es el tamaño, sino que el sistema comprueba si una posición está dentro o fuera del área que tú has decidido.
Dicho de otro modo: la geolocalización te dice dónde está alguien. El geofencing te dice si está donde debería.
¿Cómo se aplica al registro de jornada?
Aquí el geofencing se pone al servicio de un objetivo muy concreto: que cada fichaje quede asociado al lugar correcto.
Tú defines una zona de fichaje por cada punto de trabajo:
- Una por sede o centro de trabajo.
- Una por obra, parque o instalación.
- Una por cliente, cuando tu equipo se desplaza a domicilios.
Cuando alguien ficha, el sistema comprueba la posición y la guarda junto a la hora y el identificador del empleado. Si el fichaje cae dentro de la zona, todo en orden. Si cae fuera, se aplica la regla que hayas configurado.
En Geornada, cada zona se configura con un radio que tú eliges y puedes tener varias activas a la vez. Si quieres ver cómo se define una zona paso a paso, tienes los detalles en cómo funciona el geofencing en Geornada.
¿Se puede fichar fuera de zona? Depende de cómo lo configures
Esta es la duda más común, y la respuesta no es un sí o un no fijo: depende de la regla que configures. El geofencing de Geornada no impone un único comportamiento.
Tienes tres opciones:
- Permitir el fichaje: el registro se guarda y se marca como fuera de zona.
- Registrar una incidencia: el fichaje se guarda y se genera una incidencia para revisarla.
- Denegar el inicio de jornada: no se inicia la jornada fuera de zona, pero el intento queda registrado con hora y ubicación para mantener la trazabilidad.
El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) exige registrar la jornada. Por eso, incluso si configuras la denegación, el intento se registra: la jornada no se inicia, pero queda constancia de lo ocurrido. La zona de fichaje no es un candado sin registro; es una regla de negocio que se adapta a cada equipo.
Para entender cómo convive el geofencing con la posición real de cada fichaje, revisa el fichaje geolocalizado, que es la base sobre la que se apoya.
¿Es legal geolocalizar a tus empleados?
Sí, y es una de las preguntas que más nos hacen. La respuesta corta: la geolocalización aplicada al fichaje es legal si respeta los principios del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y de la LOPDGDD.
En la práctica, esto significa cuatro cosas:
- Solo en el momento del fichaje. La posición se lee cuando la persona ficha, no durante toda la jornada.
- Sin seguimiento continuo. La aplicación no rastrea al trabajador en segundo plano.
- Transparencia. El empleado sabe que se registra su posición al fichar y para qué.
- Minimización. Se guarda lo necesario para el registro, nada más.
Además, si tu empresa tiene Representación Legal de los Trabajadores (RLT), conviene informar de la medida y del tratamiento de datos. El objetivo no es vigilar: es documentar. La Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo (2019) ya dejó claro que el registro debe ser fiable y no modificable a posteriori.
Aquí es donde muchas empresas se lían, así que lo desarrollamos con calma en la guía sobre RGPD y geolocalización de trabajadores.
El art. 7.5 LISOS tipifica el incumplimiento del registro de jornada como infracción grave, con sanciones de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo.
Para qué sectores es útil
El geofencing brilla cuando el trabajo ocurre en sitios distintos. Estos son los casos más habituales:
- Construcción. Una zona por obra. Sabes quién está en cada tajo sin llamar uno por uno.
- Limpieza. Una zona por centro. Confirmas la presencia sin desplazarte.
- Reparaciones y mantenimiento. Una zona por domicilio de cliente. Facturas las horas reales.
- Transporte y logística. Una zona de carga y descarga. La jornada completa, no solo la conducción.
- Agricultura. Una zona amplia por parcela, con fichaje que se sincroniza si no hay cobertura.
Si tu equipo trabaja siempre en el mismo sitio, el geofencing es opcional. Puedes cumplir la ley sin él. Pero si tiene movilidad, marca la diferencia entre intuir y saber. En la landing de registro de jornada para construcción puedes ver un ejemplo aplicado.
Cómo empezar con zonas de fichaje
En resumen: el geofencing define dónde está la zona de referencia y qué regla se aplica al fichar fuera. Puedes permitir el fichaje, generar una incidencia o denegar el inicio de jornada; en todos los casos queda constancia del intento. Bien configurado y con la información adecuada, es tan legal como útil.
Configurar tus primeras zonas lleva menos de lo que crees. Sin tarjeta, sin permanencia y con tu equipo fichando en unos 10 minutos.
¿Quieres verlo con tus propios puntos de trabajo? Prueba Geornada gratis y te enseñamos cómo quedarían tus zonas.
Preguntas frecuentes sobre geofencing y fichaje
¿El geofencing bloquea el fichaje si el empleado está fuera de la zona?
Depende de la configuración. Puedes permitir el fichaje sin limitación de zona, registrar una incidencia o denegar el inicio de jornada. Si se deniega, el intento queda registrado con hora y ubicación para mantener la trazabilidad.
¿Es legal usar geofencing para controlar el fichaje?
Sí. La geolocalización se activa solo en el momento del fichaje y nunca en segundo plano, con transparencia hacia el trabajador y minimización de datos, conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y a la LOPDGDD.
¿Qué diferencia hay entre geofencing y geolocalización?
La geolocalización es la posición exacta del dispositivo en un momento dado. El geofencing es la zona que tú defines alrededor de un lugar: el sistema comprueba si esa posición está dentro o fuera de la zona de fichaje.
¿Puedo usar Geornada sin geofencing?
Sí. Puedes registrar la jornada con fichaje desde el móvil o la web, sin definir zonas ni activar la geolocalización, y seguir cumpliendo el Real Decreto-ley 8/2019.