Elegir un sistema de fichaje digital no es como comprar cualquier otro software. No es solo cuestión de precio o de diseño bonito: estás eligiendo la herramienta que va a demostrar —o no— que cumples la ley.
Una mala elección puede costarte una sanción de la Inspección de Trabajo. Una buena elección te da tranquilidad, automatiza el cierre mensual y protege a tu empresa.
En esta guía te ayudamos a elegir el sistema de fichaje adecuado según el tamaño de tu empresa, el sector en el que operas y el nivel de cumplimiento legal que necesitas.
¿Qué debe tener un sistema de fichaje digital para ser válido?
Antes de comparar precios o funcionalidades, asegúrate de que el sistema cumple estos requisitos mínimos:
1. Inalterabilidad. Los registros no se pueden modificar sin dejar rastro. Cualquier corrección debe conservar el original. Es un requisito legal esencial.
2. Trazabilidad. Debe haber un registro de auditoría de cada cambio: quién, cuándo y qué modificó.
3. Conservación. El sistema debe guardar los registros durante 4 años, que es el plazo legal.
4. Acceso para la RLT. La Representación Legal de los Trabajadores debe poder acceder a los informes mensuales. Y debe quedar constancia de que los ha recibido.
5. Informes automáticos. El cierre mensual debe generar un informe exportable con los datos de toda la plantilla.
7 criterios para elegir tu sistema de fichaje
1. ¿Tus empleados trabajan en una sola ubicación o se desplazan?
Esta es la pregunta más importante. Si tu equipo trabaja siempre en la misma oficina, cualquier sistema vale. Pero si se desplazan a obras, domicilios de clientes o varios centros, necesitas geolocalización.
La geolocalización te permite saber dónde fichó cada empleado. Y con geofencing, puedes definir zonas autorizadas para que quede constancia si alguien ficha fuera de su área asignada. Si quieres ver el detalle técnico, aquí tienes cómo funciona el fichaje geolocalizado.
En sectores como construcción, reparaciones, limpieza o transporte, la geolocalización no es un lujo: es la única forma de demostrar que el registro refleja la realidad. Tienes un ejemplo aplicado en el fichaje geolocalizado para transporte.
2. ¿Qué tamaño tiene tu empresa?
- 1-10 empleados: necesitas algo sencillo, económico y que no requiera configuración. El plan único de Geornada, con fichaje, informes y geolocalización, es suficiente.
- 11-50 empleados: necesitas gestión de equipos, informes por departamento y acceso para managers.
- 50+ empleados: necesitas multi-ubicación, geofencing avanzado, API para integraciones y soporte prioritario.
3. ¿Necesitas geofencing o solo fichaje?
El geofencing (geocercas) te permite definir perímetros autorizados. Si un empleado ficha fuera, el sistema lo marca. No bloquea el fichaje, pero deja constancia.
Es útil si:
- Tienes empleados en obras o domicilios de clientes.
- Quieres asegurarte de que el fichaje refleja la presencia real.
- Necesitas protegerte ante reclamaciones de horas no trabajadas.
4. ¿El sistema es fácil de usar?
Suena obvio, pero muchos sistemas de fichaje son complejos de configurar. Tus empleados van a usarlo a diario desde el móvil. Si la app es liosa, no ficharán bien.
Busca algo que se configure en minutos y que funcione como una PWA instalable (sin ocupar espacio). Tus empleados abren la app, fichan con un clic y ya.
5. ¿Cumple con los requisitos legales?
Ya lo hemos dicho, pero no todos los sistemas lo hacen. Pregunta antes de contratar:
- ¿Los registros son inalterables?
- ¿Hay trazabilidad de cambios?
- ¿Genera informes mensuales automáticos?
- ¿Permite acceso a la RLT con acuse de recibo?
- ¿Conserva los datos 4 años?
6. ¿El precio está claro o hay costes ocultos?
Muchos sistemas anuncian un precio bajo y luego cobran extras por geolocalización, informes o acceso RLT. Lee la letra pequeña.
En Geornada, la geolocalización, el geofencing y el acceso RLT están incluidos en el plan único desde 12,90 €/mes (3,49 €/empleado hasta 9 y 3,29 € desde 10). Sin permanencia. Sin módulos premium.
7. ¿Ofrece prueba gratuita?
Cualquier sistema serio ofrece un periodo de prueba sin compromiso. Úsalo para ver si realmente es fácil de configurar y de usar. Nosotros ofrecemos 14 días sin necesidad de tarjeta.
Comparativa: Geornada vs otras opciones
| Característica | Excel / Papel | Suites RRHH | Geornada |
| --- | --- | --- | --- |
| Validez legal (art. 34.9 ET) | ❌ No | ✅ Sí | ✅ Sí |
| Inalterabilidad | ❌ No | ✅ Sí | ✅ Sí |
| Geolocalización incluida | ❌ No | ❌ Extra | ✅ Sí, desde 12,90 €/mes |
| Geofencing por zonas | ❌ No | ❌ Extra | ✅ Sí |
| Acceso RLT con acuse | ❌ No | ❌ No siempre | ✅ Sí |
| Informes automáticos | ❌ Manual | ✅ Sí | ✅ Sí |
| Precio desde | 0€ (sin validez) | 5-12€/emp./mes | Desde 12,90 €/mes |
| Sin permanencia | ✅ | ❌ Anual a veces | ✅ Siempre |
| Configuración | Inmediata | Días-semanas | 10 minutos |
Si estabas valorando Jornadapp, tienes la comparativa Geornada vs Jornadapp con el detalle.
¿Qué sistema eliges según tu caso?
Eres autónomo con 1-2 empleados. Necesitas cumplir la ley al mínimo coste. Cualquier sistema básico de fichaje vale. Pero asegúrate de que sea inalterable y conserve los datos 4 años.
Tienes una pyme de 10-50 empleados en movilidad (obras, reparaciones, servicios). Necesitas geolocalización y geofencing. Geornada es tu opción más equilibrada: desde 12,90 €/mes (3,29 €/empleado desde 10) con todo incluido.
Tienes una empresa grande (+50 empleados) con múltiples ubicaciones. Necesitas geofencing avanzado, API, informes segregados y soporte. El plan único de Geornada, con condiciones a medida para grandes volúmenes, cubre esto.
Ya usas una suite de RRHH (Factorial, Sesame) pero necesitas geolocalización. Puedes complementar con Geornada solo para los empleados en movilidad, o migrar completamente si el coste de la suite no te compensa. Antes de decidir, compara Geornada con Factorial.
Gestionas varios locales de hostelería. El fichaje en varios locales de hostelería funciona igual: una zona por local y un informe por local, sin papeleo.
Tu próximo paso
Elegir sistema de fichaje no es complicado si sabes lo que buscas. Prioriza:
- Cumplimiento legal (inalterabilidad + trazabilidad).
- Geolocalización si tu equipo se desplaza.
- Facilidad de uso (para ti y para tus empleados).
- Precio transparente sin sorpresas.
Geornada cumple los cuatro. 14 días de prueba, sin tarjeta, sin permanencia. Configuración guiada incluida.