Cómo elegir el mejor sistema de fichaje digital para tu empresa

Elegir un sistema de fichaje digital no es como comprar cualquier otro software. No es solo cuestión de precio o de diseño bonito: estás eligiendo la herramienta que va a demostrar —o no— que cumples la ley.

Una mala elección puede costarte una sanción de la Inspección de Trabajo. Una buena elección te da tranquilidad, automatiza el cierre mensual y protege a tu empresa.

En esta guía te ayudamos a elegir el sistema de fichaje adecuado según el tamaño de tu empresa, el sector en el que operas y el nivel de cumplimiento legal que necesitas.

¿Qué debe tener un sistema de fichaje digital para ser válido?

Antes de comparar precios o funcionalidades, asegúrate de que el sistema cumple estos requisitos mínimos:

1. Inalterabilidad. Los registros no se pueden modificar sin dejar rastro. Cualquier corrección debe conservar el original. Es el requisito de la STS 23/03/2021.

2. Trazabilidad. Debe haber un registro de auditoría de cada cambio: quién, cuándo y qué modificó.

3. Conservación. El sistema debe guardar los registros durante 4 años, que es el plazo legal.

4. Acceso para la RLT. La Representación Legal de los Trabajadores debe poder acceder a los informes mensuales. Y debe quedar constancia de que los ha recibido.

5. Informes automáticos. El cierre mensual debe generar un informe exportable con los datos de toda la plantilla.

7 criterios para elegir tu sistema de fichaje

1. ¿Tus empleados trabajan en una sola ubicación o se desplazan?

Esta es la pregunta más importante. Si tu equipo trabaja siempre en la misma oficina, cualquier sistema vale. Pero si se desplazan a obras, domicilios de clientes o varios centros, necesitas geolocalización.

La geolocalización te permite saber dónde fichó cada empleado. Y con geofencing, puedes definir zonas autorizadas para que quede constancia si alguien ficha fuera de su área asignada.

En sectores como construcción, reparaciones, limpieza o transporte, la geolocalización no es un lujo: es la única forma de demostrar que el registro refleja la realidad.

2. ¿Qué tamaño tiene tu empresa?

• 1-10 empleados: necesitas algo sencillo, económico y que no requiera configuración. El plan único de Geornada, con fichaje, informes y geolocalización, es suficiente.
• 11-50 empleados: necesitas gestión de equipos, informes por departamento y acceso para managers.
• 50+ empleados: necesitas multi-ubicación, geofencing avanzado, API para integraciones y soporte prioritario.

3. ¿Necesitas geofencing o solo fichaje?

El geofencing (geocercas) te permite definir perímetros autorizados. Si un empleado ficha fuera, el sistema lo marca. No bloquea el fichaje, pero deja constancia.

Es útil si:

• Tienes empleados en obras o domicilios de clientes.
• Quieres asegurarte de que el fichaje refleja la presencia real.
• Necesitas protegerte ante reclamaciones de horas no trabajadas.

4. ¿El sistema es fácil de usar?

Suena obvio, pero muchos sistemas de fichaje son complejos de configurar. Tus empleados van a usarlo a diario desde el móvil. Si la app es liosa, no ficharán bien.

Busca algo que se configure en minutos y que funcione como una PWA instalable (sin ocupar espacio). Tus empleados abren la app, fichan con un clic y ya.

5. ¿Cumple con los requisitos legales?

Ya lo hemos dicho, pero no todos los sistemas lo hacen. Pregunta antes de contratar:

• ¿Los registros son inalterables?
• ¿Hay trazabilidad de cambios?
• ¿Genera informes mensuales automáticos?
• ¿Permite acceso a la RLT con acuse de recibo?
• ¿Conserva los datos 4 años?

6. ¿El precio está claro o hay costes ocultos?

Muchos sistemas anuncian un precio bajo y luego cobran extras por geolocalización, informes o acceso RLT. Lee la letra pequeña.

En Geornada, la geolocalización, el geofencing y el acceso RLT están incluidos en el plan único desde 12,90 €/mes (3,49 €/empleado hasta 9 y 3,29 € desde 10). Sin permanencia. Sin módulos premium.

7. ¿Ofrece prueba gratuita?

Cualquier sistema serio ofrece un periodo de prueba sin compromiso. Úsalo para ver si realmente es fácil de configurar y de usar. Nosotros ofrecemos 14 días sin necesidad de tarjeta.

Comparativa: Geornada vs otras opciones

¿Qué sistema eliges según tu caso?

Eres autónomo con 1-2 empleados. Necesitas cumplir la ley al mínimo coste. Cualquier sistema básico de fichaje vale. Pero asegúrate de que sea inalterable y conserve los datos 4 años.

Tienes una pyme de 10-50 empleados en movilidad (obras, reparaciones, servicios). Necesitas geolocalización y geofencing. Geornada es tu opción más equilibrada: desde 12,90 €/mes (3,29 €/empleado desde 10) con todo incluido.

Tienes una empresa grande (+50 empleados) con múltiples ubicaciones. Necesitas geofencing avanzado, API, informes segregados y soporte. El plan único de Geornada, con condiciones a medida para grandes volúmenes, cubre esto.

Ya usas una suite de RRHH (Factorial, Sesame) pero necesitas geolocalización. Puedes complementar con Geornada solo para los empleados en movilidad, o migrar completamente si el coste de la suite no te compensa.

Tu próximo paso

Elegir sistema de fichaje no es complicado si sabes lo que buscas. Prioriza:

1. Cumplimiento legal (inalterabilidad + trazabilidad).
2. Geolocalización si tu equipo se desplaza.
3. Facilidad de uso (para ti y para tus empleados).
4. Precio transparente sin sorpresas.

Geornada cumple los cuatro. 14 días de prueba, sin tarjeta, sin permanencia. Configuración guiada incluida.